تحسين إنتاجية فريق العمل ليس بالأمر السهل. فهو يعتمد على خطوات بسيطة تساهم في تغيير النتائج بشكل كبير. قد نتساءل لماذا تحقق بعض الفِرق نجاحات استثنائية فيما تعاني أخرى من صعوبة في التقدم؟.
يكمن الجواب عن السؤال في إشكالية التواصل وضرورة تحسينه. مع وضع أهداف واضحة وتعزيز التعاون واستخدام الأدوات الصحيحة.
فأولى الخطوات لتحسين الإنتاجية هي العمل على تعزيز التواصل الفعّال بين أعضاء الفريق. وهو ما يلغي أي غموض أو ارتباك. إذ يجب أن يكون كل فرد في الفريق على دراية بمسؤولياته والمتوقع منه. وهو ما يساعد على تحقيق الأهداف بفعالية.
وتوجد عدة طرائق لتعزيز التواصل. ضمنها استخدام منصات تواصل رقمية متطورة. عقد اجتماعات منتظمة لعرض التحديثات. وتشجيع أعضاء الفريق على تقديم الملاحظات والاقتراحات. فالتواصل لا يعني فقط نقل المعلومات. بل أيضاً استماع للآخرين وتبادل الأفكار بما يعزز التعاون ويحل المشكلات بسرعة.
كما تبرز أهمية وضع أهداف واضحة وقابلة للتحقق كإحدى الأركان الأساسية للنجاح. فبدون أهداف محددة، نكون أمام حالة من التشتت وهدر الوقت في القيام بمهام ليست ذات أهمية.
وفي هذا السياق يمكن ان نقوم بتقسيم الأهداف الكبرى إلى مهام أصغر. وذلك لرفع الروح المعنوية والشعور بالإنجاز.
ومن اللازم أيضا تشجيع التعاون بين أعضاء الفريق بما يساهم في تبادل المعرفة. ويؤدي بالتالي إلى نتائج أكثر ابتكارًا وكفاءة. كما يجب تعزيز هذا التعاون من خلال بيئة عمل مشجعة على مشاركة الأفكار.
فأحياناً يعتقد البعض أنَّ العمل الفردي قد يكون أسرع وأكثر كفاءة. ولكنَّ الواقع يُظهِر أنَّ التعاون يساهم في تبادل المعرفة والمهارات ويوصلنا لحلول أكثر ابتكاراً وفعالية.
ولا يكون تشجيع العمل الجماعي من خلال توزيع المهام. بل من خلال توفير بيئة تشجع على تبادل الأفكار والملاحظات. فقد تشمل هذه البيئة جلسات عصف ذهني دورية واجتماعات لمناقشة التحديات. إضافة لإقامة ورشة عمل لتطوير مهارات الفريق. وهو ما يساعد الفريق على التكيف مع التغيرات وحل المشكلات بسرعة وبفعالية.
ولا ننسى أهمية استخدام الأدوات والتقنيات الحديثة. ضمنها وضع برامج لإدارة المشاريع والتواصل الفعّال. وهو ما يُسهل التنسيق ويؤدي بالتالي لزيادة الإنتاجية. مع اهمية التحفيز وتقدير الجهود التي تعزز الروح المعنوية وتعمل على تشجيع الأعضاء على تقديم أفضل ما لديهم.
فمن خلال استخدام برامج إدارة المشروعات. ضمنها “تريلو” أو “أساني” يمكن توزيع المهام، ومتابعة تقدم العمل. مع تحديد الأولويات بكل سهولة. كما توفر تطبيقات التعاون، مثل “Slack” أو “Microsoft Teams” وسيلة سريعة وفعَّالة للتواصل بين الأعضاء ومشاركة الملفات والملاحظات.
وتمكن هاته الخطة من تنظيم العمل والتعاون باستمرار، مما يُبقي الجميع على الصفحة نفسها. ويقلل بالتالي من احتمالية حدوث الأخطاء أو التأخير. وهو ما يمكن الفريق من تحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة، بما يزيد الإنتاجية بملحوظية.
كما يلعب تحفيز الفريق وتقدير جهوده أحد العوامل الأساسية التي تعزز الإنتاجية وترفع الروح المعنوية. فعندما يشعر أعضاء الفريق بأنَّ عملهم يُقدَّر تقديراً حقيقياً، وبالتالي يزداد دافعهم للاستمرار في تقديم أفضل ما لديهم. ويمكن اتخاذ عدة خطوات عملية لتحقيق ذلك. ضمنها تقديم مكافآت معنوية ومادية من قبيل شواهد التقدية أو جوائز مالية أو عطل قصيرة بهدف رفع المعنويات وتعزيز الشعور بالتقدير.
كما أن الإشادات بالإنجازات علنا من خلال تكريم الأفراد خلال الاجتماعات أو الفعاليات الخاصة. وبالتالي تحسيس الأفراد بأنهم محط اهتمام. وهو ما يعزز روح المنافسة الصحية بين الأعضاء ويشجعهم بالتالي على المزيد من العطاء. إضافة لتعزيز التواصل الشخصي بين اعضاء الفريق فيكون لكل صوت قيمة. وهو ما يزيد من التفاهم المتبادل.
فيما يلعب تقديم الدعم العاطفي لأعضاء الفريق أهمية كبرى. فمن خلال توفير بيئة داعمة يشعر الأفراد بالراحة للتعبير عن آرائهم ومخاوفهم. وهو ما يعزز من استقرار الفريق وإنتاجيته.
كما تلعب إدارة الوقت بفعالية دورا هاما في زيادة الإنتاجية وتحقيق النجاح. فالتنظيم الجيد للوقت يلعب دورا هاما على إنتاجية الفريق ككل.
وفي هذا الشأن لا بد من اعتماد عدة استراتيجيات لتحقيق ذلك. ويجب في هذا الباب تحديد أولويات المهام بوضوح. وذلك من خلال احتيار الأكثر أهمية. فيجب على كل عضو أن يعرف أولوياته وما يجب القيام به أولاً. وتجنب الوقوع في فخ المهام الثانوية التي قد تستهلك وقتاً كبيراً دون إضافة قيمة كبيرة.
وهنا يمكن الاستعانة بمصفوفة “إيزنهاور”، التي تصنِّف المهام إلى أربع فئات: عاجلة وهامة، غير عاجلة ولكن هامة، عاجلة ولكن غير هامة وغير عاجلة وغير هامة.
ويمكن تقسيم المهام الكبيرة والمعقدة إلى مهام أصغر. لأن المهام الكبيرة والمعقدة قد تبدو محبطة إذا نُظِرَ إليها بوصفها وحدة واحدة. إلا ان عملية تقسيمها لأجزاء أصغر وقابلة للتحقيق. تمكن من جعل العمل أكثر تنظيماً وأقل إجهاداً. حيث تمنح هاته الطريقة الفريق شعوراً بالإنجاز مع كل خطوة صغيرة تُنجَز. وهو ما يحفِّز الأفراد على الاستمرار في العمل لتحقيق الهدف النهائي، وبالتالي يتوزع العمل بين الأعضاء بفعالية.
كما يجب تقليل الاجتماعات غير الضرورية، وتلك الطويلة وغير المنظمة. والاتجاه نحو تحديد أهداف الاجتماع بوضوح مسبقاً. ومن هنا يجب التأكد من أنَّ الاجتماع يركز على الموضوعات الهامة فقط. إضافة لاستخدام تقنيات “التركيز العميق” (Deep Work). القائمة على التركيز الكامل على المهام الهامة دون انقطاع. وهو ما يزيدمن التركيز العميق إنتاجية الفريق.
ومن المطلوب أيضا اعتماد التقييم المستمر وتحسين الأداء من خلال عقد اجتماعات تقييمية لتحديد ما إذا كانت استراتيجيات إدارة الوقت تُستخدم بفعالية. والتأكد من أنَّ جميع الأعضاء يحسنون هاته العملية. بما يمكن من تجنِّب الوقوع في العادات السلبية ويضمن أنَّ الفريق يظل في المسار الصحيح لتحقيق أهدافه.
فتبني هاته الاستراتيجيات البسيطة تؤدي لخلق بيئة عمل مناسبة لتحقيق إنتاجية أكثر ونجاح مستدام. فهل أنتم مستعدون لبدئ هذه الرحلة في تحسين أداء فريقكم؟.
